PayFit simplifie la gestion des notes de frais des PME avec l'OCR de Mindee

Avant d'intégrer Mindee, les clients de PayFit faisaient face à deux problèmes, différents selon le type de document :

Pour les justificatifs de notes de frais : avant l'intégration de Mindee, la saisie des notes de frais était entièrement manuelle. Les collaborateurs devaient saisir à la main tous les champs (date, montant, catégorie, nom du marchand, TVA) puis importer séparément le justificatif. Ce processus en plusieurs étapes était lourd et chronophage, et créait des frictions qui décourageaient les envois dans les délais.

Problèmes concrets :

• Les délais de saisie manuelle ralentissaient le cycle de remboursement
• Les erreurs de saisie (mauvais montants, dates, catégories) nécessitaient des corrections
• Les frictions pour les collaborateurs clients entraînaient des notes de frais en retard ou incomplètes

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Pour les fiches de paie (onboarding) : quand une entreprise passe sur PayFit, le fichier DSN (Déclaration Sociale Nominative) de son ancien prestataire sert à importer les données des salariés. Mais le format DSN ne contient pas certains champs clés, comme le salaire de base ou le temps de travail. Les administrateurs devaient donc compléter ces champs manquants à la main pour chaque salarié, une tâche fastidieuse et source d'erreurs, surtout pour les entreprises comptant beaucoup de salariés.

Problèmes concrets :

• Un onboarding des nouvelles entreprises lent et source d'erreurs
• Une forte charge manuelle pour les administrateurs qui complètent les profils salariés
• Un risque de paramétrage incorrect des salariés clients, avec des erreurs de paie dès le premier mois

Le choix d'une solution d'OCR pour améliorer l'expérience client de PayFit reposait sur quatre critères principaux.

• Précision : une grande fiabilité sur les champs clés
• Facilité d'intégration de l'API : une API REST claire et pensée pour les développeurs, avec des endpoints spécifiques à chaque type de document
• Support multilingue et indépendant de la langue : indispensable pour opérer en France, en Espagne et au Royaume-Uni
• Large couverture documentaire : une API pour les justificatifs de notes de frais et une API pour les fiches de paie, sur une seule plateforme

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Depuis la mise en place de la solution, les clients de PayFit en profitent directement. Grâce à l'API OCR de Mindee, les collaborateurs clients peuvent désormais prendre en photo ou importer un justificatif directement dans l'application PayFit. Mindee extrait automatiquement tous les champs clés (montant, date, catégorie, nom du marchand, TVA), qui sont pré-remplis dans le formulaire de note de frais. Les collaborateurs n'ont plus qu'à vérifier et valider : un processus en plusieurs étapes manuelles devient une affaire de quelques secondes.

En supprimant les frictions dans la saisie des notes de frais, PayFit a amélioré la satisfaction des collaborateurs et l'adoption du module notes de frais par les RH, contribuant à réduire le churn et à renforcer l'attachement au produit.

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Côté import des fiches de paie, quand une nouvelle entreprise rejoint PayFit, les anciennes fiches de paie de ses salariés sont importées et traitées par l'API fiche de paie de Mindee. Les données extraites pré-remplissent automatiquement les profils salariés dans PayFit, ce qui réduit fortement le travail manuel des administrateurs et permet un onboarding plus rapide et plus fiable.

En automatisant l'extraction des données salariés manquantes à partir des fiches de paie, PayFit accélère l'onboarding en autonomie de ses nouveaux clients TPE, réduit le temps de paramétrage et la charge administrative, et facilite la migration depuis les solutions concurrentes.