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Durch die Beseitigung von Reibungsverlusten bei der Spesenabrechnung verbesserte PayFit die Mitarbeiterzufriedenheit und die Akzeptanz des Spesenmoduls durch die Personalabteilung, was zu einer geringeren Abwanderung und einer stärkeren Produktbindung beitrug.
Aurore Teboul
Ohne
Verzögerungen durch manuelle Eingabe verlangsamten den Erstattungszyklus
Dateneingabefehler (falsche Beträge, Daten, Kategorien) erforderten Korrekturen
Reibungsverluste bei Mitarbeitern führten zu verspäteten oder unvollständigen Spesenabrechnungen
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Mit
Höhere Produktbindung
Trägt zur Reduzierung der Abwanderung bei
Verbesserte Akzeptanz des Spesenmoduls
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PayFit nutzt Mindee für zwei verschiedene Dokumenttypen:
- Spesenbelege: Restaurantbelege, Transportrechnungen, Hotelrechnungen und allgemeine berufliche Belege, die von Mitarbeitern in Frankreich, Spanien und dem Vereinigten Königreich eingereicht werden.
- Gehaltsabrechnungen von früheren Arbeitgebern: Gehaltsabrechnungen von früheren Arbeitgebern der Mitarbeiter (z. B. ausgestellt von Silae, Sage, Xero oder einem anderen FR-konformen Lohnabrechnungsanbieter), die während des Onboardings des Unternehmens hochgeladen werden, um fehlende Mitarbeiterdaten zu extrahieren.
Herausforderung
Vor der Integration von Mindee standen PayFit-Kunden vor zwei Problemen, die sich je nach Dokumenttyp unterschieden:
Für Spesenbelege: Vor der Integration von Mindee war die Spesenabrechnung vollständig manuell. Mitarbeiter mussten alle Felder (Datum, Betrag, Kategorie, Händlername, Mehrwertsteuer) manuell eingeben und den Belegnachweis separat hochladen. Der mehrstufige Prozess war umständlich und zeitaufwendig, was zu Reibungsverlusten führte und eine rechtzeitige Einreichung erschwerte.
Praktische Probleme:
- Manuelle Eingabeverzögerungen verlangsamten den Erstattungszyklus
- Fehler bei der Dateneingabe (falsche Beträge, Daten, Kategorien) erforderten Korrekturen
- Reibungsverluste bei den Mitarbeitern führten zu verspäteten oder unvollständigen Spesenabrechnungen
Für Gehaltsabrechnungen (Onboarding): Wenn ein Unternehmen zu PayFit wechselt, wird die DSN-Datei (Déclaration Sociale Nominative) des vorherigen Anbieters verwendet, um Mitarbeiterdaten zu importieren. Allerdings fehlen im DSN-Format wichtige Felder wie Grundgehalt, Arbeitszeiten usw. Administratoren mussten diese fehlenden Felder zuvor für jeden Mitarbeiter manuell ausfüllen, was mühsam und fehleranfällig war, insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
Praktische Probleme:
- Langsames, fehleranfälliges Onboarding neuer Unternehmen
- Hoher manueller Arbeitsaufwand für Administratoren beim Vervollständigen fehlender Mitarbeiterprofile
- Risiken einer fehlerhaften Einrichtung von Kundenmitarbeitern, die von Anfang an zu Gehaltsabrechnungsfehlern führen
Lösung
Die Entscheidung für eine OCR-Lösung zur Verbesserung des PayFit-Kundenerlebnisses basierte auf vier Hauptfaktoren.
- Genauigkeit: Hohe Zuverlässigkeit bei wichtigen Feldern
- Einfache API-Integration: Saubere, entwicklerfreundliche REST-API, dokumenttypspezifische Endpunkte
- Mehrsprachige und sprachunabhängige Unterstützung: Entscheidend für den Betrieb in Frankreich, Spanien und Großbritannien
- Breite der Dokumentenabdeckung: Sowohl eine API für Spesenbelege als auch eine API für Gehaltsabrechnungen auf einer einzigen Plattform
Ergebnis
Nach der Implementierung der Lösung profitieren PayFit-Kunden direkt davon. Dank der OCR-API von Mindee können Mitarbeiter von Kunden nun ein Foto machen oder einen Beleg direkt in der PayFit-App hochladen. Mindee extrahiert automatisch alle wichtigen Felder (Betrag, Datum, Kategorie, Händlername, Mehrwertsteuer), die im Spesenformular vorausgefüllt werden. Mitarbeiter überprüfen und bestätigen einfach, wodurch der Prozess von mehreren manuellen Schritten auf wenige Sekunden reduziert wird.
Durch die Beseitigung von Reibungsverlusten bei der Spesenabrechnung verbesserte PayFit die Mitarbeiterzufriedenheit und die Akzeptanz des Spesenmoduls durch die Personalabteilung, was zu einer geringeren Abwanderung und einer stärkeren Produktbindung beitrug.
Insbesondere beim Import von Gehaltsabrechnungen: Wenn ein neues Unternehmen PayFit nutzt, werden die früheren Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter hochgeladen und von Mindees Gehaltsabrechnungs-API verarbeitet. Die extrahierten Daten füllen die Mitarbeiterprofile in PayFit automatisch vorab aus, was den manuellen Aufwand für Administratoren drastisch reduziert und ein schnelleres, genaueres Onboarding ermöglicht.
Durch die Automatisierung der Extraktion fehlender Mitarbeiterdaten aus Gehaltsabrechnungen beschleunigt PayFit das Self-Onboarding für neue Kleinstunternehmen (VSB-Kunden), reduziert die Einrichtungszeit und den Verwaltungsaufwand und ermöglicht einen reibungsloseren Übergang von Wettbewerbern.
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