CarlaBella revolutioniert das Management von Geschäftsreisekosten mit Mindee OCR.

Zuvor setzte CarlaBella für die Erfassung von Ausgabenposten auf OCR-Tools auf Basis von ABBYY-Technologie. Als deren Support auslief, evaluierte CarlaBella den Markt und entschied sich für Mindee, aufgrund des hervorragenden Verhältnisses von Genauigkeit zu Geschwindigkeit sowie der klaren, gut dokumentierten APIs.

Zu den zentralen Herausforderungen gehörten:

• Manuelle Nachbearbeitung: bei schlechten OCR-Ergebnissen mussten Mitarbeiter Daten manuell korrigieren, wodurch die Vorteile der Automatisierung zunichtegemacht wurden.
• Komplexe Ausgabenregeln: Erstattungsrichtlinien variieren je nach Ausgabenart, Tageszeit, Standort und Teilnehmerzahl, was für eine korrekte Automatisierung qualitativ hochwertige Daten erfordert.
• Sowie anspruchsvolle Anwendungsfälle: Verknüpfung von Beleg- und Rechnungs-APIs zur Ermittlung von Hotelstandort und Übernachtungsdauer für präzise, ​​regionsabhängige Erstattungen; Erkennung von Datum und Uhrzeit des Belegs zur Vermeidung von Mehrfacheinreichungen

Die Receipt API von Mindee bildet das Herzstück von CarlaPic, der mobilen Spesenmanagement-App von CarlaBella:

1. Erfassen: Nutzer fotografieren ihren Beleg direkt in CarlaPic (oder importieren einen digitalen Beleg über die „Teilen“-Funktion).
2. Verarbeiten: Das Bild wird per API an Mindee übermittelt, wo eine OCR-Lösung die relevanten Datenfelder extrahiert.
3. Ausfüllen: CarlaPic erstellt automatisch einen Speseneintrag, der direkt zur Genehmigung durch den Vorgesetzten bereitsteht

Innerhalb eines Monats implementierte CarlaBella eine maßgeschneiderte Schnittstelle zur Receipt API von Mindee. Kurz darauf wurde der Prozess erweitert, um bei Bedarf (etwa bei Hotelaufenthalten) auch die Invoice API anzusprechen; so lassen sich Informationen wie Adresse und Anzahl der Übernachtungen abrufen – Daten, die für standortabhängige Erstattungssätze entscheidend sind.

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Die Implementierung von Mindee erforderte die Entwicklung eines maßgeschneiderten Connectors; dank der klaren Dokumentation und des reaktionsschnellen Supports konnte dies jedoch in weniger als einem Monat realisiert werden. Seitdem verarbeitet CarlaBella monatlich mehr als 40.000 Belege mit einer Erkennungsgenauigkeit von über 90 %. Dies führt zu:

• Erhebliche Zeitersparnis durch drastische Reduzierung manueller Dateneingaben und Korrekturen
• Betrugserkennung mittels eines „OCR-Compliance“-Indikators, der manuelle Änderungen kennzeichnet und so hilft, potenziellen Betrug aufzudecken, wenn Nutzer OCR-generierte Daten abändern.
• Verbesserter Compliance, da die zuverlässige Extraktion von Datum, Uhrzeit und Teilnehmerzahlen komplexe Erstattungsregeln automatisiert.

Die Zusammenarbeit zwischen CarlaBella und Mindee wird in folgenden Bereichen fortgesetzt:

• API-Zusammenführung (Fusion der APIs für Kassenbons und Rechnungen zu einem einheitlichen Endpunkt).
• Erweiterte Felderkennung (Hinzufügen branchenspezifischer Felder für noch detailliertere Daten)
• Neue Dokumententypen (Vorbereitung auf Anwendungsfälle der nächsten Generation, wie z. B. Fahrzeugscheine).

Die Partnerschaft zwischen CarlaBella und Mindee OCR ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie eine flexible, leistungsstarke OCR-Plattform das Spesenmanagement transformieren, operative Exzellenz gewährleisten und ein durchgängig digitales Geschäftsreiseerlebnis ermöglichen kann.