CarlaBella revoluciona la gestión de gastos de viajes corporativos con el OCR de Mindee

Anteriormente, CarlaBella utilizaba herramientas OCR basadas en ABBYY para la creación de líneas de gastos. Cuando estas quedaron obsoletas, CarlaBella evaluó el mercado y seleccionó a Mindee por su superior relación precisión-velocidad y sus API claras y bien documentadas.

Los principales problemas eran:

• Retrabajo manual: Si los resultados del OCR eran deficientes, el personal tenía que corregir los datos manualmente, anulando los beneficios de la automatización.
• Reglas de gastos complejas: Las reglas de reembolso pueden variar según el tipo de gasto, la hora del día, la ubicación y el número de participantes—lo que requiere datos de alta calidad para una automatización correcta.
• Casos de uso avanzados: Encadenamiento de las API de recibos y facturas para detectar la ubicación del hotel y el número de noches, lo que permite reembolsos precisos basados en la región / Detección de la fecha y hora del recibo para evitar su uso múltiple.

La API de recibos de Mindee impulsa CarlaPic, la aplicación móvil de gestión de gastos de CarlaBella:

1. Captura: Los usuarios toman una foto de su recibo en CarlaPic (o importan un recibo digital a través de «Compartir»).
2. Procesamiento: La imagen se envía a Mindee a través de la API, donde el OCR extrae los campos clave.
3. Rellenar: CarlaPic crea automáticamente una línea de gasto, lista para la aprobación del gerente.

En un plazo de un mes, CarlaBella implementó un conector a medida para la API de recibos de Mindee. Poco después, ampliaron el flujo para llamar a la API de facturas cuando fuera necesario (para estancias en hoteles) para obtener la dirección y el número de noches, algo fundamental para las tarifas de reembolso basadas en la ubicación (como las estancias en hoteles).

La implementación de Mindee requirió la creación de un conector personalizado, pero la claridad de la documentación y soporte receptivo lo hizo posible en menos de un mes. Desde entonces, CarlaBella ha procesado más de 40.000 recibos al mes con una precisión de lectura superior al 90%, lo que se traduce en:

• Ahorro significativo de tiempo: Reducción drástica de la entrada manual de datos y correcciones.
• Detección de fraude: Introducción de un indicador de "cumplimiento de OCR" que señala las ediciones manuales, lo que ayuda a identificar posibles fraudes cuando los usuarios alteran los datos generados por OCR.
• Cumplimiento mejorado: La extracción fiable de la fecha/hora y el número de participantes automatiza las complejas reglas de reembolso.

CarlaBella y Mindee continúan colaborando en:

• Fusión de API: Fusión de las API de recibos y facturas en un punto final unificado.
• Extracción de campos ampliada: Adición de campos específicos del sector para obtener datos aún más completos.
• Nuevos tipos de documentos: Preparación para casos de uso de próxima generación, como las tarjetas de registro de vehículos.

La colaboración de CarlaBella con Mindee OCR ejemplifica cómo una plataforma OCR flexible y de alto rendimiento puede transformar la gestión de gastos, ofrecer excelencia operativay respaldar una experiencia verdaderamente digital de viajes de negocios.