CarlaBella revoluciona la gestión de gastos de viajes corporativos con el OCR de Mindee

Antes, CarlaBella utilizaba herramientas de OCR basadas en ABBYY para procesar sus líneas de gasto. Cuando estas soluciones quedaron obsoletas, evaluaron el mercado y nos eligieron por ofrecer la mejor relación entre precisión y velocidad, además de contar con una API clara y excelente documentación.

Los principales retos técnicos a los que se enfrentaban eran:

• Retrabajo manual: si los resultados del OCR eran imprecisos, el equipo tenía que corregir los datos a mano, anulando por completo las ventajas de la automatización.
• Políticas de gasto complejas: las reglas de reembolso varían según el tipo de gasto, la hora, la ubicación y el número de asistentes. Para automatizar este flujo correctamente, exigían extraer datos de altísima calidad.
• Casos de uso avanzados: necesitaban encadenar nuestras APIs de recibos de gastos y de facturas para extraer datos como la ubicación del hotel o el número de noches (logrando reembolsos exactos según la región). Además, requerían detectar la fecha y hora exactas del documento para prevenir pagos duplicados.

Nuestra API de recibos impulsa CarlaPic, la app móvil de gestión de gastos de CarlaBella:

• Captura: los usuarios hacen una foto a su recibo desde CarlaPic (o importan un archivo digital mediante la función «Compartir»).
• Procesamiento: la imagen se envía a nuestra API, donde el motor de OCR extrae los campos clave en tiempo real.
• Autocompletado: CarlaPic crea automáticamente la línea de gasto, dejándola lista para la aprobación del manager.

En menos de un mes, CarlaBella implementó un conector a medida para nuestra API de recibos. Poco después, ampliaron el workflow para integrar también nuestra API de facturas. Esto les permite, en el caso de las estancias de hotel, extraer la dirección y el número de noches, datos fundamentales para calcular las tarifas de reembolso según la ubicación geográfica.

Nuestra integración requirió la creación de un conector a medida, pero gracias a la claridad de la documentación y a la agilidad de nuestro equipo de soporte, CarlaBella lo completó en menos de un mes. Desde entonces, procesan más de 40.000 recibos mensuales con una precisión superior al 90 %, lo que se traduce en:

• Ahorro significativo de tiempo: reducción drástica de la entrada manual de datos y de las posteriores correcciones.
• Prevención de fraude: introducción de un indicador de "cumplimiento de OCR" que señala las ediciones manuales, lo que ayuda a identificar posibles fraudes cuando los usuarios alteran los datos extraídos automáticamente.
• Mayor cumplimiento normativo: la extracción fiable de la fecha, la hora y el número de asistentes permite automatizar sus complejas políticas de gasto.

Nuestra alianza con CarlaBella sigue avanzando hacia:

• Unificación de APIs: fusión de las APIs de recibos de gastos y facturas en un único endpoint.
• Extracción de campos avanzados: incorporación de campos específicos del sector para obtener datos aún más completos.
• Nuevos tipos de documentos: preparación para casos de uso de próxima generación, como los permisos de circulación o registros de vehículos.

En definitiva, este caso de éxito demuestra cómo nuestra plataforma de OCR, flexible y de alto rendimiento, puede transformar el reporte de gastos, aportar excelencia operativa y respaldar una experiencia 100 % digital en la gestión de viajes corporativos.