PayFit simplifica la gestión de gastos de las pymes con OCR de Mindee

Antes de integrar Mindee, los clientes de PayFit se enfrentaban a dos problemas, diferentes para cada tipo de documento:

Para los recibos de gastos: Antes de integrar Mindee, la presentación de gastos era totalmente manual. Los empleados tenían que introducir manualmente todos los campos (fecha, importe, categoría, nombre del comercio, IVA) y subir por separado el justificante del recibo. El proceso de varios pasos era engorroso y lento, creando una fricción que desincentivaba las presentaciones a tiempo.

Problemas prácticos:

• Los retrasos en la introducción manual ralentizaban el ciclo de reembolso
• Los errores en la introducción de datos (cantidades, fechas o categorías incorrectas) requerían correcciones
• La fricción para los empleados del cliente provocaba presentaciones de gastos tardías o incompletas

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Para nóminas (Incorporación): Cuando una empresa cambia a PayFit, se utiliza el archivo DSN (Declaración Social Nominativa) de su proveedor anterior para importar los datos de los empleados. Sin embargo, faltan campos clave en el formato DSN, como el salario base, las horas de trabajo, etc. Anteriormente, los administradores debían rellenar manualmente estos campos que faltaban para cada empleado, lo que resultaba tedioso y propenso a errores, especialmente para empresas con muchos empleados.

Problemas prácticos:

• Proceso de incorporación de nuevas empresas lento y propenso a errores
• Elevada carga de trabajo manual para los administradores que completan perfiles de empleados incompletos
• Riesgos de una configuración errónea de los empleados del cliente, lo que provoca errores en la nómina desde el primer día

La decisión de elegir una solución OCR para mejorar la experiencia del cliente de PayFit se basó en cuatro factores principales.

• Precisión: Alta fiabilidad en campos clave
• Facilidad de integración de la API: API REST limpia y fácil de usar para desarrolladores, puntos finales específicos para cada tipo de documento
• Soporte multilingüe e independiente del idioma: Fundamental para operar en Francia, España y el Reino Unido
• Amplia cobertura de documentos: Una API tanto para recibos de gastos como para nóminas en una única plataforma

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Tras implementar la solución, los clientes de PayFit se benefician directamente de ella. Gracias a la API OCR de Mindee, los empleados de los clientes ahora pueden tomar una foto o subir un recibo directamente en la aplicación de PayFit. Mindee extrae automáticamente todos los campos clave (importe, fecha, categoría, nombre del comercio, IVA), que se rellenan previamente en el formulario de gastos. Los empleados simplemente revisan y confirman, reduciendo el proceso de múltiples pasos manuales a unos pocos segundos.

Al eliminar la fricción en la presentación de gastos, PayFit mejoró la satisfacción de los empleados y la adopción del módulo de gastos por parte de RRHH, lo que contribuye a una menor rotación y a una mayor fidelización del producto.

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Y especialmente sobre la importación de nóminas, cuando una nueva empresa se incorpora a PayFit, las nóminas anteriores de sus empleados se cargan y procesan mediante la API de nóminas de Mindee. Los datos extraídos rellenan automáticamente los perfiles de los empleados en PayFit, reduciendo drásticamente el trabajo manual requerido a los administradores y permitiendo una incorporación más rápida y precisa.

Al automatizar la extracción de datos de empleados faltantes de las nóminas, PayFit está acelerando la experiencia de autoincorporación para nuevos clientes de VSB, reduciendo el tiempo de configuración y la carga administrativa, y permitiendo una transición más fluida desde la competencia.