PayFit simplifica la gestión de gastos de las pymes con OCR de Mindee

Antes de integrar Mindee, los clientes de PayFit se enfrentaban a dos grandes retos operativos, dependiendo del tipo de documento:

Para los recibos de gastos

Antes de Mindee, el reporte de gastos era un proceso 100 % manual. Los empleados tenían que teclear todos los campos (fecha, importe, categoría, nombre del comercio, IVA) y subir el comprobante por separado. Este flujo de varios pasos era lento y engorroso, generando una fricción que desincentivaba el registro de los gastos a tiempo.

Impacto operativo:

• Los retrasos en la entrada de datos ralentizaban los ciclos de reembolso.
• Los errores manuales (importes, fechas o categorías incorrectas) exigían constantes revisiones y correcciones por parte de RR. HH.
• La mala experiencia de usuario provocaba que los empleados enviaran sus reportes tarde o de forma incompleta.

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Para nóminas (Incorporación)‍

Cuando un cliente migra a PayFit, se utiliza el archivo DSN (Declaración Social Nominativa) de su proveedor anterior para importar los datos de la plantilla. Sin embargo, este formato carece de campos clave, como el salario base o las horas de trabajo. Antes, los administradores tenían que rellenar estos vacíos a mano para cada empleado, una tarea tediosa y propensa a errores (especialmente crítica en empresas con grandes volúmenes de personal).

Impacto operativo:

• Procesos de onboarding lentos y poco fiables para los nuevos clientes.
• Gran sobrecarga de trabajo manual para los administradores al tener que completar los perfiles.
• Alto riesgo de fallos en la configuración inicial, lo que provocaba errores en las nóminas desde el primer día.

La decisión de integrar una solución de OCR para mejorar la experiencia de los clientes de PayFit se basó en cuatro factores clave:

• Precisión: alta fiabilidad en la extracción de los campos clave.
• Facilidad de integración de la API: una API REST limpia y orientada a desarrolladores (developer-friendly), con endpoints específicos para cada tipo de documento.
• Soporte multilingüe e independiente del idioma: un requisito fundamental para operar sin fricciones en Francia, España y el Reino Unido.
• Amplia cobertura de documentos: la capacidad de procesar tanto recibos de gastos como nóminas a través de una única plataforma.

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Tras implementar la solución, los clientes de PayFit experimentaron un impacto directo e inmediato en su día a día:

Gracias a la API de OCR de Mindee, los empleados ahora pueden hacer una foto o subir un recibo directamente a la app de PayFit. Mindee extrae de forma automática todos los campos clave (importe, fecha, categoría, nombre del comercio e IVA) y los autocompleta en el formulario. El empleado solo tiene que revisar y confirmar, reduciendo un proceso manual y tedioso a apenas unos segundos.

Al eliminar la fricción en el reporte de gastos, PayFit mejoró la satisfacción de los empleados y la adopción del módulo por parte de los equipos de RR. HH., contribuyendo a reducir el churn (rotación de clientes) y a aumentar la retención del producto.

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En cuanto a la importación de nóminas, el cambio ha sido radical. Cuando un nuevo cliente inicia su onboarding en PayFit, las nóminas previas de su plantilla se cargan y procesan a través de nuestra API. Los datos extraídos completan automáticamente los perfiles de los trabajadores, reduciendo drásticamente el trabajo manual de los administradores y garantizando una configuración más rápida y precisa.

Al automatizar la extracción de estos datos faltantes, PayFit acelera la experiencia de self-onboarding para nuevos clientes (especialmente micropymes). Esto reduce el tiempo de setup y la carga administrativa, lo que facilita enormemente la migración desde plataformas de la competencia.