Intégrez une fonction capture de tickets et factures que vos utilisateurs adopteront

La gestion des notes de frais est le processus qu'une entreprise utilise pour suivre, valider et rembourser l'argent que ses collaborateurs dépensent pour son compte (déplacements, repas, carburant ou fournitures) et pour enregistrer ces coûts en comptabilité. Elle couvre la capture des tickets, la création des notes de frais, leur contrôle au regard de la politique de dépenses, leur validation, le remboursement des collaborateurs ou le rapprochement des transactions carte, et l'export des données en comptabilité. La capture des tickets est souvent l'étape la plus chronophage pour les collaborateurs. Mindee extrait les données de chaque ticket ou facture en quelques secondes, pour que le reste du processus tourne automatiquement.

Les collaborateurs prennent leur ticket en photo, ou transfèrent un e-ticket ou une facture, dès qu'ils font un achat. Mindee extrait le marchand, la date, le total, la TVA et la catégorie, et la ligne de dépense est créée automatiquement. Si la dépense a été payée avec une carte d'entreprise, elle peut être rapprochée de la transaction carte grâce au montant, à la date et au marchand. Les contrôles de politique s'exécutent ensuite automatiquement, comme les plafonds repas ou les tickets manquants, avant que la note soit envoyée en validation et exportée en comptabilité. Les collaborateurs n'ont plus à remplir une note mensuelle à la main, et l'équipe finance reçoit des données complètes et cohérentes.

Dans de nombreux pays, dont les États-Unis, l'administration fiscale accepte les copies numériques des tickets, à condition qu'elles soient lisibles, complètes et conservées de façon fiable pendant la durée légale, généralement de plusieurs années. Les règles varient selon les pays : vérifiez-les pour chaque juridiction où vous opérez. Un relevé de carte ou de banque seul ne suffit souvent pas, car il indique le montant et le marchand, mais pas ce qui a été acheté ni la taxe payée. Mindee extrait tous ces détails de l'image du ticket : vous conservez un enregistrement structuré et consultable à côté de chaque copie numérique.

Les fraudes aux notes de frais les plus courantes consistent à envoyer deux fois le même ticket ou sous le nom de deux collaborateurs, à gonfler ou modifier les montants, à déclarer des achats personnels comme professionnels, ou à envoyer des dépenses déjà payées avec une carte d'entreprise. Comme Mindee extrait le marchand, la date, l'heure, le montant et le numéro de chaque ticket, vous pouvez détecter automatiquement les doublons entre tous les collaborateurs, comparer chaque ticket à la transaction carte, et signaler les dépenses du week-end, hors déplacement ou au-dessus des plafonds de votre politique. Les équipes finance concentrent alors leurs contrôles sur les quelques dépenses qui le méritent, au lieu de vérifier chaque ticket.