Sélection de dossiers locataires avec Make, Airtable et Mindee

Partie 1 · 10 min

Base Airtable

Vous copiez la base prête à l'emploi, vous vérifiez la configuration, puis vous créez votre première annonce.

1.1 Copier la base

1. Ouvrez le lien de la base fourni avec ce tuto.
2. Cliquez sur Copy base, en haut de l'écran, et choisissez votre espace de travail Airtable.
3. La base s'ouvre sur votre espace. Elle contient déjà le pack de pièces pour la France et un formulaire candidat.

1.2 Découvrir les tables

Le formulaire candidat et deux interfaces complètent la base de données : Targeted review, pour vérifier les pièces, et Dashboard, pour suivre l'activité.

| Table | Ce qu'elle contient | Devez-vous modifier ? |

| Settings | Les réglages généraux : seuil de confiance, ancienneté maximale des pièces, identifiants des modèles Mindee | Oui, en partie 4 |

| Document types | Les types de pièces acceptés, avec leur catégorie (Identity, Address, Employment, Income) | Rarement, voir partie 8 |

| Listings | Vos annonces : loyer, charges, exigences de revenus | Oui, à chaque annonce |

| Applications | Une ligne par candidature, avec son statut et sa raison | Oui, pour lire les résultats |

| Documents | Une ligne par pièce lue, avec les valeurs extraites et leur niveau de confiance | Oui, pour vérifier les pièces |

1.3 Vérifier la configuration

Ouvrez la table Settings. Elle doit contenir une seule ligne, nommée « Configuration ».

Attention. Supprimez toute ligne vide : Make lirait la mauvaise ligne et tous vos réglages seraient vides.

1.4 Créer votre première annonce

Dans Listings, créez une ligne et remplissez :

| Champ | Exemple | Rôle |

| ID | T2-LYON7 | Le nom de l'annonce, choisi par le candidat dans le formulaire |

| Address detailed, ZIP Code, City | 12 rue de Marseille, 69007, Lyon | L'adresse du logement |

| Rent without charges, Charges | 680 €, 70 € | Le loyer charges comprises est calculé automatiquement |

| Rent multiple | 3 | Le revenu doit valoir au moins 3 fois le loyer charges comprises |

| Payslips required | 3 | Nombre de bulletins de salaire exigés |

| Tax income tolerance | 25 % | Écart toléré entre l'avis d'imposition et les bulletins |

| Tax document required | Cochée | L'avis d'imposition est exigé |

| Listing status | Available | Passez à Rented une fois le logement loué |

Pour suivre ce tuto avec le lot de démonstration, créez une annonce à 750 € charges comprises.

Partie 2 · 40 min

Extraction des données

Vous créez sept modèles, un par type de pièce lue en détail. Chaque modèle lit trois ou quatre champs. Vous collez les consignes fournies ; Mindee fait le reste.

2.1 Créer un modèle

1. Dans Mindee, créez un nouveau modèle à partir de zéro, pas depuis le catalogue. En décrivant les champs utiles pour extraire chaque type de donnée.
2. Nommez-le exactement comme dans le tableau de l'étape 2.3, par exemple TS – Payslip FR.
3. Activez l'option Confidence Score. Sans elle, aucun niveau de confiance n'est renvoyé et tout part en vérification.
4. Laissez le RAG désactivé.

2.2 Ajouter les champs

Pour chaque champ, collez son titre, sa description et ses consignes, puis contrôlez le nom technique que Mindee génère à partir du titre.

Attention. Le nom technique doit être exactement celui du tableau : holder_name, surname, given_name, reference_date, amount, reference_number. Un nom différent, même d'une lettre (given_names au lieu de given_name), casse le scénario Make sans afficher d'erreur : le champ arrive simplement vide.

Règles communes à tous les modèles :

• Consignes en anglais, libellés français cités entre guillemets « ».
• Une valeur absente reste vide : jamais de valeur déduite.
• Les numéros (reference_number) sont renvoyés sans espaces.
• Plusieurs titulaires sont séparés par « ; ».

2.3 Les sept modèles

| Modèle | Nom | reference_date | amount | reference_number |

| TS – Payslip FR | holder_name : le salarié | Fin de période, pas la date de paiement | Net à payer avant impôt | – |

| TS – Utility bill FR | holder_name : le titulaire du contrat | Date d'émission | – | N° client, sinon compte de facturation |

| TS – Rent receipt FR | holder_name : le ou les locataires | Fin de période ; mois seul = dernier jour | Total payé, loyer + charges | – |

| TS – ID card | holder_name : le titulaire | Date d'expiration, recto ou verso | – | N° de la carte |

| TS – Passport | surname + given_name | Date d'expiration | – | N° de passeport |

| TS – Driver license | surname (champ 1) + given_name (champ 2) | Champ 4b | – | Champ 5 |

| TS – Tax return FR | holder_name : le ou les déclarants | Date d'établissement | Salaires du déclarant 1 (case 1AJ), sinon revenu professionnel | Numéro fiscal du déclarant 1 |

Commencez par TS – Payslip FR. Testez-le avec le Live Test de Mindee sur les bulletins du lot de démonstration, comparez avec les valeurs attendues, puis enchaînez les six autres modèles de la même façon.

2.4 Les consignes à coller

Les consignes ci-dessous sont celles qui ont demandé le plus d'ajustements.

TS – Passport, surname

Description: Surname of the passport holder.
Guidelines: Use the surname field (« Surname », « Nom »). Return it as printed. If it is unreadable, use the surname encoded in the first line of the machine-readable zone (the part before "<<"). Never use the given names.


TS – Passport, given_name

Description: Given names of the passport holder.
Guidelines: Use the given names field (« Given names », « Prénoms »). Return all of them as printed. If it is unreadable, use the given names encoded in the first line of the machine-readable zone (the part after "<<"). Never use the surname.


TS – Driver license, surname

Description: Surname of the licence holder from field 1, in full-size capital letters only (e.g. "MARTIN", never "MARTINA" or "AMARTIN").
Guidelines: Use field 1 (« 1. »). The surname is often framed by tiny decorative letters printed smaller and higher than the name, touching its first or last letter. Read only the full-size capital letters. Example: if field 1 looks like "ⁿMARTINᵃ", return "MARTIN". Do not add any letter that is smaller than the others. Never use the line of characters at the bottom of the licence, and never use field 2.


TS – Driver license, given_name

Description: Given names of the licence holder from field 2, in full-size letters only.
Guidelines: Use field 2 (« 2. »). The given names may be framed by tiny decorative letters printed smaller and higher than the name, touching its first or last letter. Read only the full-size letters and do not add any letter that is smaller than the others. Return all given names. Never use the line of characters at the bottom of the licence, and never use field 1.


TS – Driver license, reference_number

Description: Licence number printed in field 5 on EU licences (e.g. "13AA00002") or field 4d (« DLN ») on US licences, never the long line of characters at the bottom of the licence.

TS – Utility bill FR, holder_name

Description: Name of the contract holder.
Guidelines: Use the contract holder (« Titulaire du contrat », « Titulaire », or the customer the bill is addressed to). Never use the supplier, the co-signatory of a payment mandate or a third-party payer. Return first name(s) then last name, without any civility or title (M., Mme, Monsieur, Madame…). Names are often printed last name first (e.g. « DURAND Camille », « M. DURAND Camille »): reorder them as first name(s) then last name. The last name is usually the part in capital letters. Keep the case, accents and hyphens as printed. If several holders are named, return all of them separated by " ; ".


TS – Tax return FR, amount

Annual salaries of declarant 1 only, as printed in box 1AJ ("Salaires et assimilés", "Traitements, salaires" – declarant 1 column). Do not take box 1BJ (declarant 2), the household total, the "revenu fiscal de référence" or the "revenu brut global".
If box 1AJ is absent or empty (self-employed taxpayer with no salary), return declarant 1's professional income instead: non-commercial profits (BNC, boxes 5HQ, 5KU or 5HP) or commercial profits (BIC), as printed.
Return a number without currency or spaces. Leave empty if neither is printed.


Ce que les modèles ne font pas. Ils recopient ce qui est imprimé. Remettre les noms dans l'ordre, retirer une civilité ou changer la casse ne fonctionne pas bien par consigne : Make s'en charge. N'insistez pas sur la consigne si le Live Test montre « DURAND Camille » ou « M. Paul MARTIN » : c'est attendu.

Attention. Les modèles se ressemblent beaucoup dans l'interface Mindee. Vérifiez le nom du modèle en haut de l'écran avant d'enregistrer une modification.

Partie 3 · 15 min

Classification des documents

Le Splitter (modèle de classification Mindee) est le seul modèle que Make appelle. Il découpe chaque fichier en pièces, reconnaît leur type, puis transmet chaque pièce à son modèle d'extraction. Un fichier qui contient trois bulletins fusionnés donne donc trois pièces, en un seul appel.

3.1 Créer le Splitter (modèle de classification Mindee)

1. Dans Mindee, créez un modèle de type Split, nommé TS – Split.
2. Ajoutez les 21 classes ci-dessous. Leur nom doit être exactement le Code de la table Document types : en anglais, en minuscules, sans espace ni accent.
3. Collez la description de chaque classe.

Attention. Une classe mal nommée (Payslip au lieu de payslip) n'est retrouvée par Make dans aucun type de pièce : la pièce arrive sans type et doit être vérifiée à la main.

3.2 Les descriptions des classes

id_card: National identity card (« Carte nationale d'identité » or a foreign ID card), in card format, front and/or back. Not a passport, not a driving licence, not a residence permit.
passport: Identity page of a passport, with a two-line machine-readable zone at the bottom.
driver_license: Driving licence (« Permis de conduire »): EU card with numbered fields 1 to 9, or a US driver license.
residence_permit: Residence permit of a foreign national (« Titre de séjour », « Carte de séjour », « Carte de résident », « Récépissé de demande de titre de séjour »).
rent_receipt: Rent receipt (« Quittance de loyer ») issued by a landlord or an agency to a tenant, confirming payment of rent and charges for one period. Not an energy, water or telecom bill.
utility_bill: Bill from an energy, water, internet or phone supplier (« Facture ») addressed to a customer, with a consumption or subscription and an amount due. Not a rent receipt, not a delivery note or a shop receipt.
landlord_reference: Letter from a previous landlord certifying that the tenant paid the rent (« Attestation du précédent bailleur »). A letter, not a receipt for one period.
host_certificate: Sworn statement by a person who hosts the applicant (« Attestation d'hébergement », « Attestation sur l'honneur »).
property_tax_or_deed: Property tax notice (« Avis de taxe foncière ») or property deed (« Titre de propriété », « Attestation de propriété »).
employment_contract: Employment contract (« Contrat de travail », CDI, CDD), usually several pages with numbered articles and signed by both the employer and the employee.
employment_letter: Short letter from an employer confirming current employment (« Attestation employeur », « Attestation de travail », « Promesse d'embauche »), usually one page signed by the employer only. Not a full employment contract.
company_registration: Business registration document (« Extrait Kbis », « Avis de situation SIRENE », « Certificat d'inscription au répertoire INSEE », « Extrait du répertoire des métiers »).
professional_card: Professional card of a regulated profession (« Carte professionnelle »).
student_card: Student card or enrolment certificate (« Carte d'étudiant », « Certificat de scolarité »). Not a scholarship award notice.
payslip: A single French payslip (bulletin de paie) for one employee and one pay period. Each pay period is a separate document, even when several payslips follow each other in the same file.
tax_return: French income tax notice (« Avis d'impôt sur le revenu », « Avis de non-imposition ») issued by the tax administration, possibly over several pages. Not a property tax notice.
bank_statement: Bank account statement listing dated transactions and a balance over a period (« Relevé de compte »). Not a bank details sheet (« RIB ») that only shows the holder, the IBAN and the BIC.
benefits_pension: Statement of pension, retirement or social benefits (CAF, France Travail, CPAM, retirement fund).
scholarship: Scholarship award notice (« Avis d'attribution de bourse », CROUS).
accountant_certificate: Certificate from a chartered accountant about a self-employed person's income (« Attestation de l'expert-comptable »), or annual accounts (« Bilan »).
unknown: Any document that matches none of the other classes: shop receipts, delivery notes, bank details sheets (RIB), unrelated letters.


3.3 Chaîner les modèles

Depuis la page Utility Configuration du Split, reliez sept classes à leur modèle d'extraction :

| Classe | Modèle chaîné |

| id_card | TS – ID card |

| passport | TS – Passport |

| driver_license | TS – Driver license |

| rent_receipt | TS – Rent receipt FR |

| utility_bill | TS – Utility bill FR |

| payslip | TS – Payslip FR |

| tax_return | TS – Tax return FR |

Les quatorze autres classes, unknown compris, restent sans modèle : la pièce est seulement reconnue, ce qui suffit pour la complétude du dossier et coûte moins de crédits.

3.4 Tester le Split

Lancez un Live Test sur trois fichiers du lot de démonstration :

1. Le PDF qui fusionne trois bulletins (ref. FR - d2_payslips) : vous devez obtenir trois plages payslip, chacune avec ses valeurs.
2. Une quittance (ref. FR - d2_quittance) et une facture (ref. FR‑d3_utility_bill_internet) : chacune doit recevoir sa propre classe.
3. Un RIB (ref. FR‑d3_rib) : il doit sortir unknown, et non bank_statement.

Partie 4 · 5 min

Paramétrages

Vous reportez les identifiants de vos modèles Mindee dans Airtable. Make les lit à chaque dossier : aucun identifiant n'est saisi dans le scénario.

4.1 Copier les Model IDs

1. Dans Mindee, ouvrez chaque modèle et copiez son Model ID.
2. Dans Airtable, ouvrez la ligne « Configuration » de Settings.
3. Collez chaque identifiant dans son champ :

| Champ Settings | Modèle Mindee |

| model_split | TS – Split |

| model_id_card | TS – ID card |

| model_passport | TS – Passport |

| model_driver_license | TS – Driver license |

| model_rent_receipt | TS – Rent receipt FR |

| model_utility_bill | TS – Utility bill FR |

| model_payslip | TS – Payslip FR |

| model_tax_return | TS – Tax return FR |

Seul model_split est appelé par Make, puisque le Split transmet lui-même chaque pièce à son modèle. Les sept autres servent de référence : ils vous permettent de retrouver quel modèle est chaîné à quelle classe.

4.2 Vérifier les deux réglages

| Champ | Valeur | Ce que ça veut dire |

| confidence_threshold | High | Une information lue avec un niveau High ou Certain est validée automatiquement. En dessous, elle vous est présentée. |

| max_document_age_days | 90 | Une facture, une quittance ou un bulletin daté de plus de 90 jours est signalé « Document too old ». |

Gardez High : c'est le seuil validé sur le lot de démonstration. Un seuil plus bas laisse passer davantage d'erreurs de lecture ; un seuil plus haut envoie davantage de pièces en vérification.

Partie 5 · 15 min

Scénario Make

Vous importez le scénario, vous le connectez à votre base et à votre compte Mindee, puis vous le planifiez. Vous n'avez aucune formule à écrire.

5.1 Importer le scénario

1. Ouvrez le lien du scénario fourni avec ce tuto et ajoutez-le à votre organisation Make.
2. Le scénario compte 14 modules, en cinq blocs : déclenchement, découpage par Mindee, type de pièce, confiance et règles, création de la pièce dans Airtable.

5.2 Créer les connexions

1. Ouvrez le premier module Airtable. Dans Connection, cliquez sur Add et autorisez Make à accéder à votre base.
2. Ouvrez le module Mindee. Créez la connexion avec votre clé API Mindee, à récupérer dans votre compte Mindee.
3. Les autres modules Airtable et Mindee reprennent automatiquement ces connexions. Vérifiez-le en les ouvrant un par un.

5.3 Choisir la base et les tables

Dans chaque module Airtable, choisissez votre base, puis la table indiquée dans le nom du module : Applications, Settings, Document types ou Documents.

5.4 Premier lancement

1. Faites un clic droit sur le premier module, Watch Records, puis Choose where to start.
2. Choisissez From now on : seuls les dossiers déposés à partir de maintenant seront traités.
3. Cliquez sur Run once. Le scénario attend un premier dossier : vous le déposerez en partie 6.

5.5 Planifier le scénario

1. Cliquez sur l'horloge du premier module, puis Schedule settings.
2. Choisissez Days of the week, du lundi au vendredi, toutes les 60 minutes, de 8 h à 20 h.
3. Vérifiez que le fuseau horaire de votre organisation Make est Europe/Paris, dans les paramètres de l'organisation.
4. Activez le scénario avec l'interrupteur ON.

Chaque vérification consomme des opérations Make, même sans nouveau dossier. Ce réglage en consomme environ 280 par mois.

Si une pièce échoue. Le scénario ne s'arrête pas : la pièce est créée dans Airtable avec « Processing error » ou « Record creation error », en Targeted review, et le reste du dossier est traité normalement. Vous la vérifiez à la main.

Pour ceux qui modifient le scénario. Dans une formule Make, n'utilisez jamais de guillemets : tapez High, pas "High", et utilisez les mots-clés space, emptystring et emptyarray depuis le panneau. Dans une formule envoyée à Airtable, au contraire, les guillemets sont obligatoires, et REGEX_MATCH({champ}, "^valeur$") remplace le signe =. L'annexe détaille les erreurs les plus fréquentes.

Partie 6 · 15 min

Le premier test

Vous déposez les cinq dossiers fictifs du lot de démonstration et vous vérifiez que chacun obtient le statut attendu. Si c'est le cas, votre outil est prêt.

6.1 Déposer le dossier 1

1. Ouvrez le formulaire candidat depuis Airtable.
2. Choisissez l'annonce à 750 € créée en partie 1, saisissez MARTIN et Maëlle-Gaëlle, puis déposez les pièces du dossier 1 dans leur section.
3. Cochez le consentement et envoyez.
4. Dans Make, cliquez sur Run once pour ne pas attendre l'heure suivante, et suivez le passage du dossier.

6.2 Lire le résultat

Dans Documents, chaque pièce du dossier a sa ligne. Regardez quatre colonnes :

| Colonne | Ce qu'elle indique |

| Mindee verdict | Le jugement sur la fiabilité de la lecture et les règles : Auto-approved, Targeted review, Non-compliant ou Unknown |

| Final verdict | Le même, corrigé par votre politique : type non autorisé, type toujours vérifié, écart avec le type déclaré par le candidat |

| Name confidence, Date confidence… | Le niveau de confiance de chaque information : Low en rouge, Medium en orange, High en vert, Certain en bleu |

| Review note | Ce qu'il faut vérifier, en une phrase |

Dans Applications, le dossier affiche son Status et sa Reason.

6.3 Passer les cinq dossiers

| Dossier | Candidat | Ce qu'il teste | Statut attendu |

| 1 | Maëlle-Gaëlle MARTIN, cadre en CDI | Le dossier idéal | Targeted review tant que la carte d'identité n'est pas validée, puis Approved |

| 2 | Henert PUDARSAN, développeur en CDI | Passeport expiré, quittance déclarée comme facture, ticket de caisse, bulletins fusionnés | Targeted review |

| 3 | Carmen MUESTRA, traductrice indépendante | Double nom de famille, pas de bulletin | Targeted review « Income to be assessed by the agent », puis Non-compliant après saisie du revenu |

| 4 | Paul MARTIN, technicien logistique | Permis expiré, revenus trop faibles | Non-compliant |

| 5 | Victor DAMBARD, étudiant salarié | Deux bulletins sur trois, pas d'avis | Incomplete |

Pour chaque dossier, saisissez dans le formulaire le nom et le prénom du candidat tels qu'indiqués dans le tableau.

6.4 Lire le Dashboard

Ouvrez l'interface Dashboard. Elle affiche le nombre de dossiers par statut et le taux d'automatisation : la part des informations validées sans intervention. C'est l'indicateur à suivre pour mesurer le temps gagné.

Partie 7

Travail humain au quotidien

Au quotidien, vous n'ouvrez que l'interface Targeted review et vous traitez pièce par pièce avec un seul champ, Review.

Les quatre statuts d'un dossier

| Statut | Ce qu'il veut dire | Ce que vous faites |

| Incomplete | Une pièce obligatoire manque : identité, domicile, situation, revenus, nombre de bulletins ou avis d'imposition | Vous relancez le candidat |

| Targeted review | Au moins une pièce ou une information est à vérifier | Vous vérifiez les pièces signalées |

| Non-compliant | Une règle objective n'est pas respectée : pièce expirée ou trop ancienne, revenus insuffisants, écart trop fort avec l'avis | Vous décidez de la suite |

| Approved | Tout est complet, fiable et conforme | Vous passez à la visite ou au bail |

Le motif « Income to be assessed by the agent » est un cas de Targeted review : le dossier est complet mais aucun revenu exploitable n'a été lu, par exemple pour un indépendant sans bulletin.

L'interface Targeted review

| Page | Ce qu'elle contient |

| Documents to review | Les pièces à vérifier, y compris les documents non reconnus |

| Other documents | Les autres pièces des dossiers en cours |

| Income to assess | Les dossiers dont vous devez saisir le revenu |

Le champ Review, votre seul levier

Pour chaque pièce signalée, ouvrez le fichier, lisez la Review note, puis choisissez :

• Approved manually : la pièce est bonne. Elle ne compte plus comme pièce à vérifier ni comme non-conformité.
• Rejected : la pièce n'est pas recevable. Elle ne compte plus dans la complétude du dossier.

Le statut du dossier se met à jour aussitôt.

Ne corrigez pas les valeurs extraites. Modifier un nom ou une date dans Documents ne relance aucun calcul : le verdict de Mindee est calculé une seule fois. Passez par Review.

Les cas types

| Cas | Ce que vous voyez | Ce que vous faites |

| Type déclaré différent du type détecté | « Declared: utility_bill / Detected: rent_receipt » | Si la pièce convient, Approved manually |

| Nom différent | « Name mismatch » | Faute de frappe, nom de jeune fille, prénom d'usage : Approved manually ; sinon Rejected |

| Carte d'identité de 15 ans | « Expired document » sur une carte délivrée à un majeur entre 2004 et 2013 | Ces cartes restent valables 5 ans de plus que la date imprimée : Approved manually |

| Indépendant sans bulletin | Page Income to assess | Saisissez le revenu mensuel dans Income entered by agent, à partir de l'attestation de l'expert-comptable ou de l'avis |

| Avis d'imposition commun | « Joint tax notice: gap not checked » | L'écart avec les bulletins n'est pas calculé. Comparez vous-même si besoin |

| Document non reconnu | Final verdict Unknown | Vérifiez de quoi il s'agit : Approved manually ou Rejected |

| Pièce en erreur | « Processing error » ou « Record creation error » | Ouvrez le fichier et vérifiez-le entièrement à la main |

| Même pièce déposée deux fois | Deux lignes identiques, même nom et même date | L'outil ne le détecte pas : passez le doublon en Rejected |

Partie 8

Adapter l'outil à vos besoins

Tous les réglages se font dans Airtable, sans toucher au scénario Make ni aux modèles Mindee.

Par annonce, dans Listings

| Réglage | Par défaut | Quand le changer |

| Rent multiple | 3 | Garant exigé ou non, politique de l'agence ou du propriétaire |

| Payslips required | 3 | Demandez-en moins pour un logement étudiant, par exemple |

| Tax income tolerance | 25 % | Plus large si vos candidats changent souvent d'emploi ; vide pour ne pas contrôler l'écart |

| Tax document required | Cochée | Décochez si vous ne demandez pas l'avis d'imposition pour cette annonce |

Pour toute l'agence, dans Document types

Chaque type de pièce a deux cases :

• Allowed : décochez-la pour refuser un type de pièce. Le pack France refuse déjà le relevé bancaire, que le décret 2015-1437 ne permet pas de demander.
• Always review : cochez-la pour vérifier systématiquement un type, même bien lu. Le titre de séjour est déjà dans ce cas.

Attention. Laissez Allowed coché sur unknown. Un document non reconnu doit être vérifié, pas refusé : décochée, la case l'afficherait « Not allowed ».

Le seuil de confiance, dans Settings

Gardez confidence_threshold sur High. Il a été choisi sur le lot de démonstration comme le meilleur équilibre entre erreurs de lecture laissées passer et pièces envoyées en vérification. Si vous le changez, repassez les cinq dossiers de la partie 6.

Aller plus loin

• Candidature à deux, colocation, garant. Pas encore pris en charge : voir le tableau des limites en partie 0. Chaque personne remplit son propre formulaire, et vous rapprochez vous-même les dossiers du foyer et celui du garant.
• Avis d'imposition commun. L'outil le reconnaît et signale que l'écart n'est pas calculé. Le montant lu est celui du déclarant 1, qui n'est pas forcément votre candidat.