Freedz x Mindee: cuando el procesamiento de facturas se convierte en un juego de niños

La plataforma Freedz fue creada para abordar este problema haciendo más fluidas las relaciones cliente-proveedor. La solución permite a una empresa recopilar todas sus facturas de proveedores en un formato nativamente electrónico. Independientemente de cómo operen los proveedores, Freedz ofrece una solución para recopilar sus facturas en un formato que puede integrarse directamente en el sistema ERP. Aquí, los proveedores son responsables de los datos de sus facturas y el cliente puede automatizar el procesamiento de las facturas tan pronto como las recibe.

«Para ofrecer un ROI interesante y rápido a nuestros usuarios, primero optamos por ofrecer soluciones que les permitieran recibir facturas electrónicas de sus proveedores que envían grandes volúmenes», afirma Marc Vidal, Gerente de Producto de Freedz en Neovacom.

Por eso, la plataforma Freedz concentra diferentes canales de recepción automatizados (EDI, API) y numerosos formatos de facturación electrónica. En algunos casos, como la cola larga de proveedores de bajo volumen, el desarrollo de una conexión automatizada no es interesante para el proveedor ni económicamente viable para ellos. Por eso, Freedz tiene la capacidad de recibir facturas en formato PDF. «Pero para que Freedz pudiera construir el formato electrónico que el cliente puede integrar automáticamente, el proveedor tenía que volver a introducir manualmente cierta información», explica Marc. «

Así que podría tardar entre 30 segundos y un minuto en enviar una factura. Cuando notamos que algunos proveedores utilizaban Freedz para introducir más de 100 facturas al mes, nos dimos cuenta de que necesitábamos mejorar la experiencia de estos usuarios. «Neovacom empezó a buscar una solución para automatizar la lectura de la información contenida en las facturas.

Esto permitiría rellenar previamente los campos que los proveedores introducían manualmente.

«Freedz se desarrolló en SaaS con la última generación de tecnología y arquitectura. Por lo tanto, era importante para nosotros recurrir a una empresa innovadora de la nueva escena francesa de IA. Ahí es donde interviene Mindee.

«Mindee nos llamó la atención porque varios actores que conocíamos bien ya utilizaban su tecnología. Fue su enfoque lo que nos atrajo. Basada en tecnologías de aprendizaje profundo, su API de lectura de facturas es radicalmente diferente de lo que existe en el mercado. El rendimiento de su IA en cuanto a la lectura de datos es impresionante. ¡Es en tiempo real con respuesta en segundos y una tasa de éxito del 95 %! Esto mejora enormemente la experiencia del proveedor en nuestra plataforma. «Gracias a la incorporación de esta tecnología, ¡solo se tardan unos segundos en enviar una factura en Freedz!

¿Cómo logramos tal rendimiento? Para superar las limitaciones de las tecnologías históricas, los investigadores de aprendizaje profundo de Mindee han estado trabajando en algoritmos que buscan acercarse al comportamiento humano. «Lo que hacemos es visión por computadora a través de algoritmos de aprendizaje profundo, no OCR. Lo creas o no, las soluciones OCR tradicionales leen cada palabra de una factura antes de buscar palabras que puedan coincidir con esta o aquella información», dijo Victor Briançon-Marjollet, Director de Operaciones de Mindee.

«Lo que hemos estado intentando hacer es acercarnos al comportamiento humano. Cuando lees una factura, instintivamente diriges tu atención a diferentes áreas dependiendo de si quieres leer el importe con impuestos incluidos o el nombre del proveedor, por ejemplo. Extraes de las señales visuales como el diseño, la fuente, el color y la disposición de las palabras las pistas que necesitas para realizar esta tarea de forma inconsciente. Esto es lo que también hace nuestra IA.

Buscará áreas de interés donde es probable que se encuentre la información deseada y luego la leerá. Cambiar el paradigma de comprensión de un documento invirtiendo los pasos de lectura y localización de información nos ha permitido lograr un rendimiento inigualable en términos de velocidad y precisión.»

Además, esta tecnología se basa en una red neuronal, lo que tiene otras ventajas.

«Una vez que se le han pasado un cierto número de ejemplos (40-50.000 facturas), la IA «generaliza», es decir, construye sus propias «reglas» que le permiten adaptarse a nuevos casos. Esta es una de las grandes fortalezas de estas redes neuronales: una vez en producción, también funcionan con documentos cuyo proveedor, moneda o incluso idioma le son desconocidos. Con las tecnologías tradicionales, cada nuevo caso requería una nueva configuración de OCR para funcionar con el mismo rendimiento, lo cual es extremadamente engorroso».

En cambio, Mindee buscó proporcionar una tecnología que fuera accesible y sencilla de integrar para desarrolladores que deseen equipar su plataforma con ella. La integración de Mindee con Freedz fue muy rápida porque ambas soluciones fueron diseñadas para ser SaaS, abiertas y con una variedad de APIs», dijo Marc. «Además, sus equipos demostraron ser súper reactivos.»

«Estamos muy satisfechos con esta colaboración con Mindee», afirma Dominique Fenain, Presidente de Neovacom.

Esto se debe a la excelente relación con los equipos de Mindee, pero sobre todo a que su tecnología es un activo funcional adicional que aportan a nuestra plataforma Freedz. La incorporación de esta IA a nuestro portal de envío de facturas mejora la experiencia de usuario para los proveedores. Es un desarrollo que también esperaban nuestros clientes para facilitar la vida a sus proveedores. Porque el propósito de Freedz es precisamente ese: mejorar la relación entre ambas partes haciendo más fluido el intercambio de información. ¡Muy pronto habrá más novedades!