Freedz x Mindee: cuando el procesamiento de facturas se convierte en un juego de niños

La plataforma Freedz se creó para solucionar este problema y agilizar la relación entre cliente y proveedor. Su solución permite centralizar todas las facturas de los proveedores en un formato nativo digital para integrarlas directamente en el ERP. De este modo, los proveedores se responsabilizan de los datos enviados y el cliente puede automatizar el procesamiento desde el primer momento.

«Para ofrecer un ROI rápido y atractivo a nuestros usuarios, primero apostamos por soluciones que les permitieran recibir facturas electrónicas de aquellos proveedores con mayor volumen de emisión», explica Marc Vidal, Product Manager de Freedz en Neovacom.

Por eso, Freedz integra diferentes canales de recepción automatizados (EDI, API) y múltiples formatos de facturación electrónica. Sin embargo, para la long tail de proveedores con menor volumen, desarrollar una integración técnica no resultaba viable. Para esos casos, Freedz habilitó la recepción en PDF, aunque el proveedor debía introducir manualmente ciertos campos para estructurar los datos.

«Esto implicaba entre 30 segundos y un minuto para enviar cada factura. Al detectar que algunos proveedores registraban más de 100 facturas al mes, supimos que debíamos optimizar la experiencia de usuario», añade Marc. Para resolverlo, Neovacom comenzó a buscar una solución que automatizara la extracción de datos y precompletara la información de forma automática.

«Freedz se desarrolló en formato SaaS utilizando tecnología y arquitectura de última generación. Por eso era fundamental aliarnos con una empresa innovadora del nuevo ecosistema francés de IA. Y ahí es donde entra Mindee.»

«Nos llamaron la atención porque varios actores clave del sector ya utilizaban su tecnología. Su enfoque nos conquistó desde el primer momento: basada en deep learning, su API para procesar facturas es totalmente diferente a lo que ofrece el mercado. La precisión y el rendimiento de su IA son impresionantes: extrae los datos en tiempo real, en cuestión de segundos y con una tasa de acierto del 95 %. Esto transforma por completo la experiencia del proveedor en nuestra plataforma. Gracias a la integración de esta tecnología, ¡enviar una factura en Freedz lleva apenas unos segundos!»

¿Cómo se consigue un rendimiento así? Para superar las limitaciones de las tecnologías tradicionales, el equipo de investigación en deep learning de Mindee desarrolla algoritmos enfocados en replicar el comportamiento humano. «Lo que hacemos es visión por computador mediante aprendizaje profundo, no un OCR convencional. Las soluciones tradicionales leen cada palabra del documento antes de buscar coincidencias con la información que necesitan», explica Victor Briançon-Marjollet, COO de Mindee.

«Nuestro objetivo es acercarnos a la forma en que el ojo humano analiza un documento. Al leer una factura, la vista se dirige de manera instintiva a zonas específicas según se busque el importe total o el nombre del proveedor. De forma inconsciente, procesamos señales visuales como la maquetación, la tipografía, los colores o la disposición de los elementos. Eso es exactamente lo que hace nuestra IA: identifica primero las zonas de interés donde es probable que se encuentre cada dato y después lo lee. Este cambio de paradigma —invertir el orden entre la localización y la lectura— es lo que nos permite lograr una velocidad y precisión inigualables.»

Además, al apoyarse en redes neuronales, esta tecnología ofrece ventajas clave: «Tras entrenarse con un volumen determinado de ejemplos (entre 40 000 y 50 000 facturas), la IA es capaz de generalizar y definir sus propias reglas para adaptarse a casos nuevos. Esa es la gran fortaleza de las redes neuronales: en entorno de producción, funcionan sin problema incluso con documentos de proveedores, divisas o idiomas desconocidos. A diferencia de las tecnologías tradicionales, no requiere configurar reglas manualmente para cada nuevo plantilla, un proceso que resultaba extremadamente tedioso».

Mindee diseñó su tecnología para que fuera accesible y fácil de integrar por cualquier equipo de desarrollo. La integración con Freedz fue rapidísima porque ambas plataformas fuimos concebidas de forma nativa como SaaS, abiertas y orientadas a API, destaca Marc. «Además, el acompañamiento de su equipo técnico fue excepcionalmente ágil y receptivo.»

«Estamos realmente satisfechos con nuestra alianza con Mindee», afirma Dominique Fenain, Presidente de Neovacom. «No solo por la excelente relación con sus equipos, sino, sobre todo, porque su tecnología aporta un valor estratégico clave a nuestra plataforma Freedz.

La integración de su IA en nuestro portal de recepción de facturas transforma la experiencia de los proveedores. Era un avance muy esperado por nuestros clientes para facilitar la operativa diaria de sus colaboradores, ya que el propósito fundamental de Freedz es precisamente ese: fortalecer la relación entre ambas partes agilizando el flujo de información. ¡Y pronto anunciaremos nuevas innovaciones!»