Freedz x Mindee: Wenn die Rechnungsbearbeitung zum Kinderspiel wird

Die Freedz-Plattform wurde geschaffen, um dieses Problem anzugehen, indem sie die Kunden-Lieferanten-Beziehungen flüssiger gestaltet. Die Lösung ermöglicht es einem Unternehmen, alle Lieferantenrechnungen in einem nativ elektronischen Format zu erfassen. Unabhängig davon, wie Lieferanten arbeiten, bietet Freedz eine Lösung, um deren Rechnungen in einem Format zu erfassen, das direkt in das ERP-System integriert werden kann. Dabei sind die Lieferanten für ihre Rechnungsdaten verantwortlich, und der Kunde kann die Rechnungsbearbeitung sofort nach Erhalt automatisieren.

„Um unseren Nutzern einen interessanten und schnellen ROI zu bieten, haben wir uns zunächst dafür entschieden, Lösungen anzubieten, die es ihnen ermöglichen, E-Rechnungen von ihren Lieferanten mit hohem Volumen zu empfangen“, sagt Marc Vidal, Freedz Produktmanager bei Neovacom.

Aus diesem Grund bündelt die Freedz-Plattform verschiedene automatisierte Empfangskanäle (EDI, API) und zahlreiche E-Rechnungsformate. In einigen Fällen, wie bei der „Long Tail“ von Lieferanten mit geringem Volumen, ist die Entwicklung einer automatisierten Anbindung weder für den Lieferanten interessant noch wirtschaftlich rentabel. Deshalb kann Freedz Rechnungen im PDF-Format empfangen. „Damit Freedz jedoch das elektronische Format erstellen kann, das vom Kunden automatisch integriert werden kann, musste der Lieferant einige Informationen manuell erneut eingeben“, erklärt Marc. „

Daher das Einreichen einer Rechnung könnte 30 Sekunden bis eine Minute dauern. Als wir feststellten, dass einige Lieferanten Freedz nutzten, um mehr als 100 Rechnungen pro Monat einzugeben, wurde uns klar, dass wir das Nutzererlebnis für diese Anwender verbessern mussten! „Neovacom begann, nach einer Lösung zu suchen, um das Auslesen der in den Rechnungen enthaltenen Informationen zu automatisieren.

Dadurch wäre es möglich, die Felder, die zuvor manuell von den Lieferanten eingegeben wurden, vorab auszufüllen.

„Freedz wurde als SaaS mit der neuesten Technologie- und Architekturgeneration entwickelt. Es war uns daher wichtig, ein innovatives Unternehmen aus der neuen französischen KI-Szene zu beauftragen. „Hier kommt Mindee ins Spiel.

“Mindee fiel uns auf weil mehrere uns gut bekannte Akteure bereits ihre Technologie nutzten. Es war ihr Ansatz, der uns ansprach. Basierend auf Deep-Learning-Technologien unterscheidet sich ihre API zum Auslesen von Rechnungen radikal von dem, was auf dem Markt existiert. Die Leistung ihrer KI beim Auslesen von Daten ist beeindruckend. Das geschieht in Echtzeit mit Feedback innerhalb einer Sekunde und einer Erfolgsquote von 95 %! Dies verbessert das Anbietererlebnis auf unserer Plattform erheblich. „Dank der Integration dieser Technologie dauert das Einreichen einer Rechnung auf Freedz nur noch wenige Sekunden!

Wie erreichen wir eine solche Leistung? Um die Einschränkungen historischer Technologien zu überwinden, haben die Deep-Learning-Forscher von Mindee an Algorithmen gearbeitet, die darauf abzielen, menschlichem Verhalten näherzukommen. „Was wir tun, ist Computer Vision mittels Deep-Learning-Algorithmen, nicht OCR. Ob Sie es glauben oder nicht, herkömmliche OCR-Lösungen lesen jedes Wort auf einer Rechnung, bevor sie nach Wörtern suchen, die zu dieser oder jener Information passen könnten“, sagte Victor Briançon-Marjollet, COO bei Mindee.

„Was wir versucht haben, ist, menschlichem Verhalten näherzukommen. Wenn Sie eine Rechnung lesen, richten Sie Ihre Aufmerksamkeit instinktiv auf verschiedene Bereiche, je nachdem, ob Sie zum Beispiel den Betrag inklusive Steuern oder den Namen des Lieferanten lesen möchten. Aus visuellen Hinweisen wie Layout, Schriftart, Farbe und Wortanordnung ziehen Sie die Informationen, die Sie benötigen, um diese Aufgabe unbewusst auszuführen. Das ist es, was unsere KI auch tut.

Sie sucht nach Interessensbereichen, in denen die gewünschten Informationen wahrscheinlich zu finden sind, und liest sie dann aus. Die Änderung des Verständnisses eines Dokuments durch Umkehrung der Schritte des Lesens und Lokalisierens von Informationen hat es uns ermöglicht, eine unübertroffene Leistung in Bezug auf Geschwindigkeit und Genauigkeit zu erzielen. »

Darüber hinaus basiert diese Technologie auf einem neuronalen Netzwerk, was weitere Vorteile mit sich bringt.

„Sobald eine bestimmte Anzahl von Beispielen (40-50.000 Rechnungen) verarbeitet wurde, „generalisiert“ die KI, d.h. sie erstellt ihre eigenen „Regeln“, die es ihr ermöglichen, sich an neue Fälle anzupassen. Dies ist eine der großen Stärken dieser neuronalen Netze: Einmal in Produktion, funktionieren sie auch bei Dokumenten, deren Lieferant, Währung oder sogar Sprache ihr unbekannt sind. Bei herkömmlichen Technologien erforderte jeder neue Fall eine neue OCR-Einstellung, um mit der gleichen Leistung zu arbeiten, was extrem aufwendig ist“.

Stattdessen bemühte sich Mindee, eine Technologie bereitzustellen, die für Entwickler, die ihre Plattform damit ausstatten wollten, zugänglich und einfach zu integrieren war. Die Integration von Mindee in Freedz erfolgte sehr schnell, da beide unserer Lösungen als SaaS, offen und mit einer Vielzahl von APIs konzipiert wurden, sagte Marc. Darüber hinaus erwiesen sich ihre Teams als äußerst reaktionsschnell. »

„Wir sind sehr zufrieden mit dieser Zusammenarbeit mit Mindee“, sagt Dominique Fenain, Präsident von Neovacom.

„Dies ist auf die hervorragende Zusammenarbeit mit den Teams von Mindee zurückzuführen, vor allem aber darauf, dass deren Technologie einen zusätzlichen funktionalen Mehrwert für unsere Freedz-Plattform darstellt.“ Die Integration dieser KI in unser Rechnungseinreichungsportal verbessert die Benutzererfahrung für Lieferanten. Es ist eine Entwicklung, die auch von unseren Kunden erwartet wurde, um ihren Lieferanten das Leben zu erleichtern. Denn genau das ist der Sinn von Freedz: die Beziehung zwischen beiden Parteien durch einen flüssigeren Informationsaustausch zu verbessern. Weitere Entwicklungen werden sehr bald folgen!