Eine Gutschrift, in den USA Credit Memo genannt, ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer den Betrag, den ein Kunde aus einer Rechnung schuldet, verringert oder storniert. Sie wird nach Warenrücksendungen, Preis- oder Abrechnungsfehlern, beschädigten Lieferungen oder einem nachträglich gewährten Rabatt ausgestellt. Eine Gutschrift verweist in der Regel auf die ursprüngliche Rechnung und zeigt den gutgeschriebenen Betrag einschließlich der Steuerkorrektur (USt., GST oder Sales Tax). Mindee extrahiert die Angaben zu Lieferant und Kunde, Nummer und Datum der Gutschrift, die referenzierte Rechnungsnummer, die Positionen und die gutgeschriebenen Beträge und gibt sie als strukturiertes JSON zurück.

Eine Gutschrift verringert den geschuldeten Betrag: Der Verkäufer stellt sie dem Käufer aus, zum Beispiel nach einer Rücksendung oder einer zu hohen Berechnung. Eine Lastschriftanzeige (Debit Note) funktioniert umgekehrt. Sie wird typischerweise vom Käufer ausgestellt, um beim Verkäufer eine Gutschrift anzufordern, etwa nach einer Rücksendung von Waren, oder in manchen Fällen vom Verkäufer, um nach einer zu niedrigen Berechnung den fälligen Betrag zu erhöhen. Gibt ein Kunde zum Beispiel Waren im Wert von 500 $ zurück, kann der Käufer eine Lastschriftanzeige an den Lieferanten senden, der daraufhin eine Gutschrift über 500 $ ausstellt. Mindee erkennt den Dokumenttyp und extrahiert die Beträge, sodass jedes Dokument korrekt in Ihrer Buchhaltung erfasst wird.

Ja. Gutschriften sehen Rechnungen oft sehr ähnlich, mit demselben Lieferanten, Layout und Logo, und der Unterschied liegt manchmal nur im Titel oder einem Minuszeichen. Verwechselt ein Kreditoren-Workflow eine Gutschrift mit einer Rechnung, wird der Lieferant bezahlt, statt dass eine Gutschrift verbucht wird. Mindee erkennt Gutschriften automatisch, auch wenn sie im selben E-Mail-Postfach oder in derselben Datei wie Rechnungen eintreffen, und gibt die Beträge mit dem korrekten Vorzeichen zurück. Ihr Kreditorenteam kann sie dann in den richtigen Workflow leiten und korrekt verbuchen.

Die meisten Gutschriften verweisen auf die Rechnung, die sie korrigieren, meist über deren Rechnungsnummer. Mindee extrahiert diese Referenz zusammen mit Lieferant, Beträgen und Positionen, sodass Sie die ursprüngliche Rechnung automatisch in Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder Sage finden und die Gutschrift damit verrechnen können. Ist die Rechnung noch offen, zahlen Sie nur den Nettobetrag. Wurde sie bereits bezahlt, wird die Gutschrift von der nächsten Zahlung abgezogen oder als einzufordernde Erstattung erfasst. Gutschriften ohne Rechnungsverweis oder mit einem Verweis auf eine nicht auffindbare Rechnung werden zur Prüfung markiert, statt vergessen zu werden.

Ja, Ihre Daten sind während des gesamten Konvertierungsprozesses umfassend gesichert und geschützt. Als OCR-Lösung auf Unternehmensniveau nimmt Mindee den Datenschutz sehr ernst. Hier sind die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen im Überblick:

• Zertifizierte Konformität: Die Infrastruktur von Mindee ist nach SOC 2 Typ II zertifiziert und vollständig DSGVO-konform, wodurch strenge Industriestandards für den Datenschutz gewährleistet werden.
• Verschlüsselung: Alle Dokumente und extrahierten Daten werden sowohl bei der Übertragung (während des API-Aufrufs) als auch bei der Speicherung vollständig verschlüsselt.
• Datenlokalisierung: Sie haben die Kontrolle darüber, wo Ihre Daten verarbeitet werden, und können wählen, ob diese auf Servern in der EU oder in den USA gehostet und verarbeitet werden sollen.
• Strikter Datenschutz: Mindee respektiert die Vertraulichkeit Ihrer Daten. Ihre verarbeiteten Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben, und Ihre privaten Daten werden nicht zum Training globaler KI-Modelle verwendet.

Kurz gesagt: Ihre sensiblen Dokumente werden in einer sicheren, isolierten Umgebung verarbeitet und verbleiben vollständig unter Ihrer Kontrolle.

Wir bieten eine kostenlose 14-tägige Testphase an, in der Sie unsere OCR-Modelle umfassend testen können, ganz ohne Kreditkarte. Im Anschluss daran stehen verschiedene Preisstufen zur Verfügung, die sich nach dem verarbeiteten Seitenvolumen und den benötigten Funktionen richten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Folgende Dokumentenformate werden unterstützt:

• PDF (application/pdf) – Obwohl es sich technisch gesehen eher um ein Dokumentformat als um ein Bild handelt, wird es nativ von allen Extraktionsmodellen unterstützt.
• JPEG / JPG (image/jpeg)
• PNG (image/png) – Darf nicht animiert sein.
• WebP (image/webp)
• TIFF / TIF (image/tiff) – Ein- und mehrseitige TIFFs werden unterstützt und ähnlich wie PDFs verarbeitet.
• HEIC (image/heic) – Apples High-Efficiency Image Container Format.

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📌 Wichtige technische Einschränkungen:

Damit die OCR-Pipeline reibungslos funktioniert und die JSON-Ausgabe erfolgreich erstellt wird, müssen Ihre Dateien folgende Vorgaben erfüllen:

• Maximale Dateigröße: 100 MB pro Datei.
• Maximale Seitenzahl: Bis zu 200 Seiten pro Dokument.
• Dateistatus: Die Dateien dürfen nicht verschlüsselt sein, und PDFs dürfen nicht passwortgeschützt sein.